Datenschutzerklärung
der subreport Verlag Schawe GmbH

Die subreport Verlag Schawe GmbH, Buchforststr. 1-15, 51101 Köln, (nachfolgend „subreport“ oder „wir“ genannt), legt größten Wert auf den Schutz der personenbezogenen und sonstiger vertraulicher Daten der Nutzer ihrer Website und Dienste (nachfolgend gemeinsam „Dienste“ genannt). subreport verpflichtet sich, sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), streng zu beachten.

Nachfolgend informieren wir über die Art, den Umfang und Zweck der Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Nutzern der Webseite und der online angebotenen Dienste (im Einzelnen unter: www.subreport.de, blog.subreport.de, www.subreport.com, demo.subreportCAMPUS.de, demo.subreport-ELViS.de, www.subreportCAMPUS.de, www.subreport-ELViS.de) und der Pushdienste “subreport”, “subreport Select” von subreport sowie über die Rechte, die dem Nutzer zustehen.

I.      Allgemeine Informationen

1.      Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für alle im Rahmen der Nutzung der subreport-Webseite stattfindenden Datenerhebungen und -verarbeitungen ist die

subreport Verlag Schawe GmbH
Buchforststraße 1-15
51103 Köln
Telefon: 0221/98578-0
E-Mail: info@subreport.de

2.    Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten:

subreport Verlag Schawe GmbH
An den Datenschutzbeauftragten
Buchforststraße 1-15
51103 Köln
Telefon: 0221/98578-85
E-Mail: datenschutz@subreport.de

3.    Welche Daten aus welchen Quellen verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns zur Inanspruchnahme unserer Dienste überlassen oder die im Rahmen der Nutzung unserer Webseite anfallen. Weitergehende Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt II – Verarbeitung personenbezogener Daten.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf den Nutzer persönlich beziehbar sind, wie z.B. sein Name, seine Postanschrift oder E-Mail-Adresse, aber auch die ihm zugeordnete IP-Adresse.

4.    Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den einschlägigen Regelungen zum Datenschutz, insbesondere der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung

•  zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
• aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und/oder
• aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

5.    Weitergabe an Dritte

Von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 4 Nr. 8 DSGVO) können personenbezogene Daten erhalten. Wir nutzen die folgenden Auftragsverarbeiter bzw. Kategorien von Auftragsverarbeitern:

• IT-Dienstleister
• An Dritte, die personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (sog. Verantwortliche, vgl. Art. 4 Nr. 7 DSGVO), geben wir personenbezogene Daten grundsätzlich nicht weiter.

6.    Aufbewahrung von Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Diese können bis zu 10 Jahre betragen.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

II.    Verarbeitung personenbezogener Daten

1.     Erfassung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Nutzung der Dienste von subreport

1.1   Bestandsdaten

Nutzer müssen sich bei subreport registrieren, bevor sie die Dienste von subreport nutzen können. Bei der Registrierung von Nutzern erhebt subreport die folgenden Bestandsdaten:

Für Auftraggeber:

• Name, Anschrift des Nutzers und seines Arbeitgebers/Unternehmens
• Anrede, Vorname, Nachname, Rolle/Funktion des Ansprechpartners beim Nutzer
• Telefonnummer des Nutzers
• Faxnummer des Nutzers (freiwillig)
• E-Mail-Adresse des Nutzers

Für Firmen:

• Name, Anschrift des Nutzers und seines Arbeitgebers/Unternehmens
• Branche des Arbeitgebers/Unternehmens
• Anrede, Vorname, Nachname, Rolle/Funktion des Ansprechpartners beim Nutzer
• Telefonnummer des Nutzers
• Faxnummer des Nutzers (freiwillig)
• E-Mail-Adresse des Nutzers
• Kontoverbindung des Nutzers (nur bei kostenpflichtigen Diensten)
• USt.-Id-Nr. / Steuernummer des Nutzers

1.2    Nutzerkennung, Passwort, Signatur

subreport ermöglicht registrierten Nutzern die Nutzung der Dienste alternativ mittels einer vom Nutzer frei wählbaren Nutzerkennung und einem Passwort, mittels einer Signaturkarte (qualifizierte Signatur) oder mittels eines Softwarezertifikats (fortgeschrittene Signatur).
Um dem Nutzer den Zugang zu den Diensten zu ermöglichen, erhebt und speichert subreport dessen Nutzerkennung/Passwort bzw. dessen Zertifikatsinformationen (Seriennummer, Name des Ausstellers, Organisation des Ausstellers) sowie den öffentlichen Signaturschlüssel.

1.3    Zweck und rechtliche Grundlage

Die Bestandsdaten sind für die Begründung und Durchführung sowie ggf. eine spätere Änderung des Vertragsverhältnisses zwischen subreport und den Nutzern erforderlich und werden von subreport ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet. Die Verarbeitung der Nutzerkennung, des Passworts und der Signatur ist für die Durchführung des Vertragsverhältnisses zwischen subreport und dem Nutzer erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist das Vertragsverhältnis zwischen subreport und dem Nutzer über die Nutzung der Dienste von subreport (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. das berechtigte Interesse von subreport an der Erbringung dieser Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) soweit es sich um bei den betroffenen Daten um personenbezogene Daten von für den Nutzer handelnden Mitarbeitern oder Beauftragten des Nutzers handelt.

2.   Nutzungsdaten; Inhalte der Kommunikation

subreport legt größten Wert darauf, dass die Daten von Nutzern, die über die Ausschreibungsplattform von subreport versandt werden, absolut sicher und geschützt sind. subreport setzt zu diesem Zweck zur Übertragung von elektronischen Nachrichten über die elektronische Ausschreibungsplattform eine SSL-Verschlüsselung nach den jeweils neuesten technologischen Möglichkeiten ein. Die Datenübertragung basiert derzeit auf zertifikatsgesicherter SSL/TLS v1.2-Verschlüsselung mit Identitätsnachweis. Die Übertragung erfolgt mit einem 2048-Bit RSA/SHA 256-Schlüssel und einer Verschlüsselungstiefe von 128 Bit und entspricht dem vom BSI empfohlenen Standard laut IT-Grundschutz (TR 02102-2) bis in das Jahr 2022 und darüber hinaus.
Angebote auf Ausschreibungen werden dabei auf Anbieterseite ggfs. mit einer qualifizierten oder fortgeschrittenen Signatur versehen und mit mindestens 2048 Bit verschlüsselt. Erst der Empfänger der Nachricht kann diese wieder clientseitig entschlüsseln.

Weder subreport noch sonstige unbefugte Dritte erhalten Kenntnis von den Inhalten solcher Kommunikation. Diese Inhalte werden von subreport auch nicht gespeichert.

3.    Cookies, Bereitstellung der Webseite

3.1  Cookies

Um die einwandfreie Funktion unserer Webseite gewährleisten zu können und die Nutzung grundlegender Funktionen der online angebotenen Dienste zu ermöglichen, verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es handelt sich dabei um kleine Textdateien, die in bzw. von Ihrem Internetbrowser auf Ihrem Computersystem gespeichert werden. Diese notwendigen Cookies speichern bestimmte Einstellungen des Nutzers (z.B. den Warenkorb, Spracheinstellungen oder Log-In-Daten). Die Cookies können beim Aufruf einer Seite an diese übermittelt werden und ermöglichen somit eine Zuordnung des Nutzers. Cookies helfen dabei, die Nutzung von Internetseiten für die Nutzer zu vereinfachen. Alle der von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies).

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden. Bei den von uns eingesetzten technisch notwendigen Cookies handelt es sich um nicht einwilligungspflichtige Cookies. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität unserer Webseite eingeschränkt sein.

Die personenbezogenen Daten in Cookies werden auf Basis von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Der Zweck der Datenverarbeitung und unser berechtigtes Interesse bestehen in der gesteigerten Funktionalität unserer Webseite.

3.2  Automatische Erhebung von Zugriffsdaten/ Server-Logfiles

Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, wird im Einzelnen über jeden Abruf automatisch folgender Datensatz gespeichert:

• Name des Internetproviders
• Name des verwendeten Internetbrowsers
• Datum und die Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs
• IP-Adresse
• Name der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
• Betriebssystem

Die personenbezogenen Daten in Logfiles werden auf Basis von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

Der Zweck der Datenverarbeitung und unser berechtigtes Interesse bestehen in der leichteren Administration unserer Webseiten und der Möglichkeit, Missbrauch zu erkennen und zu verfolgen. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Fall der Speicherung der Daten in Logfiles geschieht dies soweit und solange es zur Bereitstellung der Dienste (subreport online, subreport CAMPUS und subreport ELViS) erforderlich ist.

3.3  CleanTalk

CleanTalk Anti-Spam-Prüfung: Wir nutzen den Dienst „CleanTalk“, der die Webseite vor Spam schützt. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. F) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Aus Sicherheitsgründen und als Schutz vor Spam werden Ihre Daten im CleanTalk Cloud Service verarbeitet und in Logfiles für maximal 45 Tage gespeichert. Nach Ablauf der genannten Frist werden diese Daten vollständig gelöscht. CleanTalk kann Informationen über die Spam-Aktivität von IP- oder E-Mail-Adressen verwenden, um allen mit seinem Dienst verbundenen Websites einen angemessenen Anti-Spam-Schutz zu bieten. Diese Daten werden an einen Server in der EU versendet und dort abgeglichen. Nähere Informationen zur Erhebung und Nutzung der Daten durch CleanTalk finden sich in den Datenschutzhinweisen von CleanTalk Inc.: https://cleantalk.org/publicoffer#privacy

4.    Webanalyse

4.1  Twitter

Auf unseren Seiten sind Funktionen des Dienstes Twitter eingebunden. Diese Funktionen werden angeboten durch die Twitter Inc., Twitter, Inc. 1355 Market St, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA. Durch das Benutzen von Twitter und der Funktion “Re-Tweet” werden die von Ihnen besuchten Webseiten mit Ihrem Twitter-Account verknüpft und anderen Nutzern bekannt gegeben. Dabei werden auch Daten an Twitter übertragen.

Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Twitter erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Twitter unter http://twitter.com/privacy.

Ihre Datenschutzeinstellungen bei Twitter können Sie in den Konto-Einstellungen unter http://twitter.com/account/settings ändern.

4.2 etracker

Der Anbieter dieser Website nutzt Dienste der etracker GmbH aus Hamburg, Deutschland (www.etracker.com) zur Analyse von Nutzungsdaten. Wir verwenden standardmäßig keine Cookies für die Web-Analyse. etracker Cookies enthalten keine Informationen, die eine Identifikation eines Nutzers ermöglichen.

Die mit etracker erzeugten Daten werden im Auftrag des Anbieters dieser Website von etracker ausschließlich in Deutschland verarbeitet und gespeichert und unterliegen damit den strengen deutschen und europäischen Datenschutzgesetzen und -standards. etracker wurde diesbezüglich unabhängig geprüft, zertifiziert und mit dem Datenschutz-Gütesiegel ePrivacyseal ausgezeichnet.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unser Anliegen im Sinne der DSGVO (berechtigtes Interesse) ist die Optimierung unseres Online-Angebotes und unseres Webauftritts. Da uns die Privatsphäre unserer Besucher wichtig ist, werden die Daten, die möglicherweise einen Bezug zu einer einzelnen Person zulassen, wie die IP-Adresse, Anmelde- oder Gerätekennungen, frühestmöglich anonymisiert oder pseudonymisiert. Eine andere Verwendung, Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei etracker finden Sie hier.

5. Kontaktformular, E-Mailkontakt, Newsletter und Presseverteiler

Der Nutzer hat die Möglichkeit, mit subreport über E-Mail oder das auf der Webseite bereitgestellte Kontaktformular in Verbindung zu treten. Dabei werden folgende Daten erhoben und an subreport übermittelt:

Bei E-Mailkontakt:

• E-Mail-Adresse
• Nachricht

Bei Nutzung des Kontaktformulars,

• Anrede, Vorname, Name und Firma
• Postalische Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mailadresse
• Nachricht

Sowie optional:

• Position
• Fax
• Aufnahme in den Presseverteiler
• Abonnement des Newsletters
• Teilnahme an Veranstaltungen

Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die übermittelten Daten zur Beantwortung der Kontaktanfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Kontaktanfrage übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse von subreport liegt in der Kundenpflege und darin, an subreport gerichtete Anfragen zu beantworten. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages über die Dienste von subreport ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie unseren Newsletter oder unseren Presseverteiler abonnieren, beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf der von Ihnen in die Zusendung erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

III.   Ihre Rechte

1.      Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die in Ziffer I. Allgemeine Informationen unter 1. und 2. genannten Stellen wenden.

2.     Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte an die in Ziffer I. Allgemeine Informationen unter 1. und 2. genannten Stellen gerichtet werden.

3.     Widerruf einer Einwilligung

Wenn Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, so können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

IV. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, insbesondere gegen die DSGVO verstößt.

Die Anschrift der für subreport zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.